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Branch-based acquisitions roles

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Discover an overview of branch-based acquisitions roles in WorldShare Acquisitions.

概觀

There are several roles specific to branch-based acquisitions. To view a list of all other Acquisitions roles, see Acquisitions account roles.

Important notes about branch roles:

  • Each user can have institution roles, branch roles, or both
  • Branch-based roles only have permissions at their specific branch
  • Institution roles do not automatically cover branch-only actions, and branch roles do not override institution roles
  • Most libraries utilizing this functionality will assign each user roles only for the branch they work at

Manage roles for branch-based users

Managing branch-based roles requires logging in with a user account that can access WorldShare Admin. For more information, see Roles to access WorldShare Admin.

  1. Log in to WorldShare with an account that has an administrative role assigned.
  2. In the top navigation, click Admin.
  3. Search for and select a user to assign branch-based roles to. See Search for a user.
  4. In the user account, expand the Roles accordion.
  5. Roles for each branch (including Institution level roles) appear under their own separate tabs.
  6. To set a role at the institution or an existing branch:
    1. Select the tab for the branch you would like to add roles for.
    2. Within the Roles accordion, click Edit.
    3. Select the appropriate roles.
  7. To add a new branch to a user:
    1. Within the Roles accordion, click Edit.
    2. Click Add institution access.
    3. On the Add institution access pop-up window, enable the checkboxes for any branches you would like to add for the user.
    4. Click Add.
    5. Follow the instructions in step 6 to add roles for the additional branches.
  8. 按一下 儲存 。

Branch-based acquisitions roles

  • Acquisitions Branch Budget Staff
  • Acquisitions Branch Manager
  • Acquisitions Branch Open Access Request Manager
  • Acquisitions Branch Order Staff
  • Acquisitions Branch Receive and Invoice Staff
  • Acquisitions Branch Request Creator
  • Acquisitions Branch Request Manager
  • Acquisitions Branch Request Reviewer
  • Acquisitions Branch Senior Order Staff
  • Acquisitions Branch Senior Staff

Branch-based acquisitions role descriptions

角色 說明
Acquisitions Branch Budget Staff Can view and edit the budget and funds for their branch, but cannot close the budget or copy the budget structure.
Acquisitions Branch Manager

Can order and invoice, and even place orders and pay invoices, but can only view budgets, cannot change them. Also, cannot change settings.
Acquisitions Branch Open Access Request Manager Can manage all aspects of open access requests, including paying invoices for them. Can also create and pay invoices for a specific branch.
Acquisitions Branch Order Staff Perform tasks related to ordering materials, including creating and editing order data. Cannot place orders, however.
Acquisitions Branch Receive and Invoice Staff Perform tasks related to receiving and invoicing materials, including marking items as received and preparing invoices for payment. Cannot pay invoices, however.
Acquisitions Branch Request Creator Create purchase requests for review by acquisitions staff. Meant for selectors.
Acquisitions Branch Request Manager Create purchase requests for review by acquisitions staff. Meant for selectors.
Acquisitions Branch Request Reviewer Create, review, and approve purchase requests. Cannot place orders.
Acquisitions Branch Senior Order Staff Perform tasks related to ordering materials, including creating, editing, and even placing orders.
Acquisitions Branch Senior Staff Perform tasks related to ordering as well as receiving, and invoicing of materials. Can also approve payment of invoices and place orders. Cannot edit budgets or configure settings for Acquisitions.

Branch-based acquisitions role comparison by action

分析

操作 角色
Branch Senior Staff
從分析模塊執行採購報告。 x
從分析模組執行期刊報告。 x
在 Analytics 中使用我的圖書館和我的檔案功能。 x

預算

 

操作 角色
Branch Budget Staff Branch Manager Branch Order Staff Branch Receive and Invoice Staff Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

將款項指派（或分配）到與預算相關的資金中。 這會變更資金的預算金額。 使用者也可以從資金中取消分配 (或移除) 款項。

 x          

將先前預算中的資金結構複製到新預算，這樣他們就不必將所有資金詳細資料重新輸入新預算。

 x          

建立未來一段時間的預算。

 x          

為預算建立資金。

 x          

從預算刪除資金，假設資金沒有任何未結交易 (保留款、支出等)。

 x          

編輯或更新預算內的資金，包括資金名稱、資金代碼，以及編列預算的金額。 它還允許編輯開始日期、結束日期和周期，以及啟用未來預算以供使用。 注意：這些動作的可用性取決於預算是否開啟、是否啟用，以及未來預算是否存在。

 x          

即使仍在使用目前的預算 (也就是最早的未結預算) 仍在使用中，請啟用下一個預算以供使用，以便圖書館可以訂購下一個預算的資料。

 x          

修改未結 (目前或未來) 預算的結束日期，以針對不斷變化的會計週期和預算期間進行調整，或對預算的期間進行簡單的更正。

 x          

更新預算、縮短或延長結束日期。

 x       x  

View a budget, including its start and end dates.

 x x        

檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。

 x x x x x  

探索館藏

 

操作 角色
Branch Order Staff Branch Request Creator Branch Request Manager Branch Request Reviewer Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。

 x x x x x x

發票

 

操作 角色
Branch Manager Branch Open Access Request Manager Branch Receive and Invoice Staff Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

請在付款前變更發票。

 x x x   x

請在付款前變更發票上的項目。

 x x x   x

建立發票。

 x x x   x

建立借方發票項目。

 x x x   x

建立補充、付款和退款發票項目。

 x x x   x

刪除發票。

 x x     x

從未結 (未支付) 發票中刪除項目。

 x x x   x

將發票復原為未付款狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結預算的發票)。

 x x x x x

搜尋發票。

 x x x   x

檢視發票，包括供應商、發票編號等。

 x x x x x

檢視發票上的項目。

 

 x x x x x

Local resources

操作 角色
Branch Order Staff Branch Request Creator Branch Request Manager Branch Request Reviewer Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

Can create and update local resources.

 x x x x x x

Open Access Requests

操作 角色
Branch Open Access Request Manager
Manage all aspects of open access requests. x
Pay invoices for open access requests. x

訂單

 

操作 角色
Branch Manager Branch Order Staff Branch Receive and Invoice Staff Branch Request Manager Branch Request Reviewer Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

將項目新增至訂單。

 x x     x x x

取消訂購項目，使其無法再收到。

 x           x

變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。

 x x         x

在下單之前變更訂單上的項目。

 x x         x

將訂單上的項目連結至WorldCat記錄，以防在「探索項目」中選取錯誤的WorldCat記錄或項目。

 x         x x

建立採購單。

 x x         x

從開啟 (未下) 的採購訂單中刪除項目，以防訂單項目錯誤新增或不再需要。

 x x       x x

刪除訂單項目範本 (以防它對您的圖書館不再有效)。

 x x         x

刪除未下單的採購單及其所有項目，以便在採購單不再有效時將其從系統中移除。

 x x       x x

訂購購買請求。

   x   x      

執行項目操作，例如新增和編輯項目。

 x x         x

續訂訂單項目。

 x x         x

搜尋和檢視尚未向供應商下單的未結訂單。

 x x         x

搜尋和檢視訂單項目。

 x x         x

搜尋已訂購的項目。

 x x x       x

選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。

 x x       x x

Purchase Requests

操作 角色
Branch Order Staff Branch Request Creator Branch Request Manager Branch Request Reviewer

核准或拒絕購買請求。

 x   x x

建立購買申請。

 x x x x

訂購購買請求。

     x  

正在接收

操作 角色
Branch Receive and Invoice Staff Branch Request Manager Branch Request Reviewer Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

核准或拒絕購買請求。

   x x    

變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。

         x

完成接收期刊訂單，以便圖書館將其標記為完全收到。

 x     x x

完成電子產品訂單接收，以便圖書館將其標記為完全收到。

 x       x

收到已訂購但尚未收到的未歸還的單行本。

 x       x

開始接收電子產品，以便圖書館記錄對不完整訂單內容的接收。

x

     x x

開始接收期刊刊次，以便圖書館記錄其對不完整訂單的收據。

 x     x x

設定

操作 角色
Branch Order Staff Branch Request Creator Branch Request Manager Branch Request Reviewer Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

為其在WorldCat中的機構建立、編輯和刪除副本和項目層級館藏。

 x         x

上傳檔案並將其儲存在共用檔案服務上。

           x

檢視所有產品報告。

         x x

檢視圖書館的匯率。

 x x x x x x

檢視儲存在分享檔案服務上的檔案名稱和其他詮釋資料，例如上傳供合作夥伴交換服務處理的檔案。 它不允許使用者讀取檔案。

           x

使用者管理

操作 角色
Branch Senior Order Staff

建立新的使用者帳戶。

 x

刪除使用者帳戶。

 x

閱讀有關使用者帳戶的資訊。

 x

供應商

 

操作 角色
Branch Senior Order Staff Branch Senior Staff

變更已下單，即已提交給供應商的採購訂單上的供應商訂單編號、訂單名稱和訂單備註。

 x x

在對應程序中建立、編輯和刪除檔案分享服務中的檔案，例如從供應商上傳檔案以匯入至購置。

 x x

下載和讀取儲存在分享檔案服務上的檔案，例如上傳供合作夥伴交換服務處理的檔案。

   x

尋找供應商。

   x

僅編輯您圖書館的供應商資料。

 x  

支付發票，讓供應商可以收到訂購項目的款項，而圖書館可以追踪發票金額，因為發票金額已支出，而不是已保留。

   x

下訂單後將其提交給供應商（如果尚未完成）。

 x x

從您的有效合作夥伴清單中移除供應商 (在採購或授權管理員中)。

 x  

就訂單上的一組項目向供應商請求報價。

   x

選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。

 x x

檢視供應商。

 x x

檢視我的圖書館並彙出資料。

   x

Branch-based acquisitions roles and associated actions 

Acquisitions Branch Budget Staff

預算
  • 將款項指派（或分配）到與預算相關的資金中。 這會變更資金的預算金額。 使用者也可以從資金中取消分配 (或移除) 款項。
  • 將先前預算中的資金結構複製到新預算，這樣他們就不必將所有資金詳細資料重新輸入新預算。
  • 建立未來一段時間的預算。
  • 為預算建立資金。
  • 從預算刪除資金，假設資金沒有任何未結交易 (保留款、支出等)。
  • 編輯或更新預算內的資金，包括資金名稱、資金代碼，以及編列預算的金額。 它還允許編輯開始日期、結束日期和周期，以及啟用未來預算以供使用。 注意：這些動作的可用性取決於預算是否開啟、是否啟用，以及未來預算是否存在。
  • 即使仍在使用目前的預算 (也就是最早的未結預算) 仍在使用中，請啟用下一個預算以供使用，以便圖書館可以訂購下一個預算的資料。
  • 修改未結 (目前或未來) 預算的結束日期，以針對不斷變化的會計週期和預算期間進行調整，或對預算的期間進行簡單的更正。
  • 更新預算、縮短或延長結束日期。
  • 檢視預算，包括其開始與結束日期。
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。

Acquisitions Branch Manager

預算
  • View a budget, including its start and end dates.
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。
發票
  • 建立補充、付款和退款發票項目。
  • 請在付款前變更發票。
  • 請在付款前變更發票上的項目。
  • 建立發票。
  • 建立借方發票項目。
  • 刪除發票。
  • 從未結 (未支付) 發票中刪除項目。
  • 將發票復原為未付款狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結預算的發票)。
  • 搜尋發票。
  • 檢視發票，包括供應商、發票編號等。
  • 檢視發票上的項目。
訂單
  • 將項目新增至訂單。
  • 取消訂購項目，使其無法再收到。
  • 變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。
  • 在下單之前變更訂單上的項目。
  • 將訂單上的項目連結至WorldCat記錄，以防在「探索項目」中選取錯誤的WorldCat記錄或項目。
  • 建立採購單。
  • 從開啟 (未下) 的採購訂單中刪除項目，以防訂單項目錯誤新增或不再需要。
  • 刪除訂單項目範本 (以防它對您的圖書館不再有效)。
  • 刪除未下單的採購單及其所有項目，以便在採購單不再有效時將其從系統中移除。
  • 執行項目操作，例如新增和編輯項目。
  • 續訂訂單項目。
  • 搜尋和檢視尚未向供應商下單的未結訂單。
  • 搜尋和檢視訂單項目。
  • 搜尋已訂購的項目。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。

Acquisitions Branch Open Access Request Manager

Open access requests
  • Manage all aspects of open access requests.
  • Pay invoices for open access requests.
發票
  • 建立補充、付款和退款發票項目。
  • 請在付款前變更發票。
  • 請在付款前變更發票上的項目。
  • 建立發票。
  • 建立借方發票項目。
  • 刪除發票。
  • 從未結 (未支付) 發票中刪除項目。
  • 將發票復原為未付款狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結預算的發票)。
  • 搜尋發票。
  • 檢視發票，包括供應商、發票編號等。
  • 檢視發票上的項目。

Acquisitions Branch Order Staff

預算
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。
探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
Local resources
  • Can create and update local resources.
訂單
  • 將項目新增至訂單。
  • 變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。
  • 在下單之前變更訂單上的項目。
  • 建立採購單。
  • 從開啟 (未下) 的採購訂單中刪除項目，以防訂單項目錯誤新增或不再需要。
  • 刪除訂單項目範本 (以防它對您的圖書館不再有效)。
  • 刪除未下單的採購單及其所有項目，以便在採購單不再有效時將其從系統中移除。
  • 訂購購買請求。
  • 執行項目操作，例如新增和編輯項目。
  • 續訂訂單項目。
  • 搜尋和檢視尚未向供應商下單的未結訂單。
  • 搜尋和檢視訂單項目。
  • 搜尋已訂購的項目。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。
購買申請
  • 核准或拒絕購買請求。
  • 建立購買申請。
設定
  • 為其在WorldCat中的機構建立、編輯和刪除副本和項目層級館藏。
  • 檢視圖書館的匯率。

Acquisitions Branch Receive and Invoice Staff

預算
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。
發票
  • 請在付款前變更發票。
  • 請在付款前變更發票上的項目。
  • 建立發票。
  • 建立借方發票項目。
  • 建立補充、付款和退款發票項目。
  • 從未結 (未支付) 發票中刪除項目。
  • 將發票還原為未支付狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結算預算的發票)。
  • 搜尋發票。
  • 檢視發票，包括供應商、發票編號等。
  • 檢視發票上的項目。
訂單
  • 搜尋已訂購的項目。
正在接收
  • 完成接收期刊訂單，以便圖書館將其標記為完全收到。
  • 完成電子產品訂單接收，以便圖書館將其標記為完全收到。
  • 收到已訂購但尚未收到的未歸還的單行本。
  • 開始接收電子產品，以便圖書館記錄對不完整訂單內容的接收。
  • 開始接收期刊刊次，以便圖書館記錄其對不完整訂單的收據。

Acquisitions Branch Request Creator

探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
Local resources
  • Can create and update local resources.
購買申請
  • 建立購買申請。
設定
  • 檢視圖書館的匯率。

Acquisitions Branch Request Manager

探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
Local resources
  • Can create and update local resources.
訂單
  • 訂購購買請求。
購買申請
  • 核准或拒絕購買請求。
  • 建立購買申請。
  • 訂購購買請求。
正在接收
  • 核准或拒絕購買請求。
設定
  • 檢視圖書館的匯率。

Acquisitions Branch Request Reviewer

探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
Local resources
  • Can create and update local resources.
訂單
  • 將項目新增至訂單。
購買申請
  • 核准或拒絕購買請求。
  • 建立購買申請。
正在接收
  • 核准或拒絕購買請求。
設定
  • 檢視圖書館的匯率。

Acquisitions Branch Senior Order Staff

預算
  • 更新預算、縮短或延長結束日期。
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。
探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
發票
  • 將發票復原為未付款狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結預算的發票)。
  • 檢視發票，包括供應商、發票編號等。
  • 檢視發票上的項目。
Local resources
  • Can create and update local resources.
訂單
  • 將項目新增至訂單。
  • 將訂單上的項目連結至WorldCat記錄，以防在「探索項目」中選取錯誤的WorldCat記錄或項目。
  • 從開啟 (未下) 的採購訂單中刪除項目，以防訂單項目錯誤新增或不再需要。
  • 刪除未下單的採購單及其所有項目，以便在採購單不再有效時將其從系統中移除。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。
正在接收
  • 完成接收期刊訂單，以便圖書館將其標記為完全收到。
  • 開始接收電子產品，以便圖書館記錄對不完整訂單內容的接收。
  • 開始接收期刊刊次，以便圖書館記錄其對不完整訂單的收據。
設定
  • 檢視所有產品報告。
  • 檢視圖書館的匯率。
使用者管理
  • 建立新的使用者帳戶。
  • 刪除使用者帳戶。
  • 閱讀有關使用者帳戶的資訊。
供應商
  • 變更已下單，即已提交給供應商的採購訂單上的供應商訂單編號、訂單名稱和訂單備註。
  • 在對應程序中建立、編輯和刪除檔案分享服務中的檔案，例如從供應商上傳檔案以匯入至購置。
  • 僅編輯您圖書館的供應商資料。
  • 下訂單後將其提交給供應商（如果尚未完成）。
  • 從您的有效合作夥伴清單中移除供應商 (在採購或授權管理員中)。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。
  • 檢視供應商。

Acquisitions Branch Senior Staff

分析
  • 從分析模塊執行採購報告。
  • 從分析模組執行期刊報告。
  • 在 Analytics 中使用我的圖書館和我的檔案功能。
預算
  • 檢視預算，包括其開始與結束日期。
  • 檢視預算中的資金，包括資金名稱、資金代碼、資金結構、分配、保留款、支出和剩餘金額。
探索館藏
  • 在WorldCat知識庫中搜尋和檢視館藏與題名。
發票
  • 請在付款前變更發票。
  • 請在付款前變更發票上的項目。
  • 建立發票。
  • 建立借方發票項目。
  • 建立補充、付款和退款發票項目。
  • 刪除發票。
  • 從未結 (未支付) 發票中刪除項目。
  • 將發票復原為未付款狀態，以更正錯誤，進而變更對應的預算支出 (此功能不允許用於使用已結預算的發票)。
  • 搜尋發票。
  • 檢視發票，包括供應商、發票編號等。
  • 檢視發票上的項目。
Local resources
  • Can create and update local resources.
訂單
  • 將項目新增至訂單。
  • 取消訂購項目，使其無法再收到。
  • 變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。
  • 在下單之前變更訂單上的項目。
  • 將訂單上的項目連結至WorldCat記錄，以防在「探索項目」中選取錯誤的WorldCat記錄或項目。
  • 建立採購單。
  • 從開啟 (未下) 的採購訂單中刪除項目，以防訂單項目錯誤新增或不再需要。
  • 刪除訂單項目範本 (以防它對您的圖書館不再有效)。
  • 刪除未下單的採購單及其所有項目，以便在採購單不再有效時將其從系統中移除。
  • 執行項目操作，例如新增和編輯項目。
  • 續訂訂單項目。
  • 搜尋和檢視尚未向供應商下單的未結訂單。
  • 搜尋和檢視訂單項目。
  • 搜尋已訂購的項目。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。
正在接收
  • 變更未結 (未提交) 的採購單。 不允許編輯訂單上的項目。
  • 完成接收期刊訂單，以便圖書館將其標記為完全收到。
  • 完成電子產品訂單接收，以便圖書館將其標記為完全收到。
  • 收到已訂購但尚未收到的未歸還的單行本。
  • 開始接收電子產品，以便圖書館記錄對不完整訂單內容的接收。
  • 開始接收期刊刊次，以便圖書館記錄其對不完整訂單的收據。
設定
  • 為其在WorldCat中的機構建立、編輯和刪除副本和項目層級館藏。
  • 上傳檔案並將其儲存在共用檔案服務上。
  • 檢視所有產品報告。
  • 檢視圖書館的匯率。
  • 檢視儲存在分享檔案服務上的檔案名稱和其他詮釋資料，例如上傳供合作夥伴交換服務處理的檔案。 它不允許使用者讀取檔案。
供應商
  • 變更已下單，即已提交給供應商的採購訂單上的供應商訂單編號、訂單名稱和訂單備註。
  • 在對應程序中建立、編輯和刪除檔案分享服務中的檔案，例如從供應商上傳檔案以匯入至購置。
  • 下載和讀取儲存在分享檔案服務上的檔案，例如上傳供合作夥伴交換服務處理的檔案。
  • 尋找供應商。
  • 支付發票，讓供應商可以收到訂購項目的款項，而圖書館可以追踪發票金額，因為發票金額已支出，而不是已保留。
  • 下訂單後將其提交給供應商（如果尚未完成）。
  • 就訂單上的一組項目向供應商請求報價。
  • 選取並索求未收到的項目，然後傳送訊息給供應商。
  • 檢視供應商。
  • 檢視我的圖書館並彙出資料。